Transfert de siège social via le Guichet Unique : mode d’emploi

Lorsque les dirigeants d’une entreprise souhaitent changer l’adresse de son siège social, il y a des démarches qu’il faut connaitre et respecter. Pour cela, si elle dispose d’un contrat de location, il faudra rédiger un avenant de bail commercial pour changement de propriétaire. Il est également nécessaire de connaitre toutes les procédures relatives à ce transfert, notamment, la démarche à réaliser sur le guichet unique.

Démarche de changement et de transfert du siège social d’une entreprise

La décision de changer et de transférer le siège social d’une entreprise revient entièrement aux associés. Cette décision doit ensuite être enregistrée sur le guichet unique de l’INPI. Pour réaliser le transfert du siège social de votre entreprise dans ce cas, voici les étapes que vous devez suivre.

La prise de décision de changer et de transférer le siège social de la société

Lorsqu’une entreprise décide de changer et de transférer son siège social, cela aura inévitablement des conséquences juridiques et administratives. Les associés doivent donc, bien y réfléchir avant de procéder à cette démarche. Ce sera aussi le cas dans la prise de décision sur le devenir des parts sociales de la société après sa liquidation. Ainsi, la décision doit venir de l’assemblée générale des associés. Il revient dans ce cas, au représentant de la société de l’entreprise de convoquer ces derniers pour une assemblée générale extraordinaire ou AGE. La proposition de transférer l’adresse du siège social de la société d’une adresse à une autre sera mise à la connaissance de ces derniers. Pour la convocation, voici les démarches à effectuer :

• Avertir les associés à travers une lettre recommandée,
• Mentionner dans la lettre l’objet de la convocation à l’AGE. Ici, l’objet sera donc l’AGE pour décider du transfert du siège social de la société,
• Date et heure de la tenue de la réunion,
• L’ordre du jour de la réunion : changement d’adresse et transfert du siège social de la société,
• Le principe de représentation si l’associé ne peut pas assister à l’assemblée générale extraordinaire.

Ceci étant, le représentant légal de la société s’assure que la lettre est bien transmise à chaque associé. Un accusé de réception est essentiel dans ce cas. Il faut aussi noter que cette lettre doit être envoyée au plus tard, 21 jours avant la tenue de l’AGE.

Le vote du changement d’adresse et transfert du siège social de la société

Au cours de la réunion, le président de l’AGE va exposer la proposition de transfert du siège social de la société. S’en suivra une discussion afin d’argumenter concernant le pour et le contre du projet. Une fois la discussion terminée, on procèdera au vote. Le principe de quorum défini dans les statuts de l’entreprise sera ainsi, appliqué.

L’établissement du PV de décision

Une fois le vote terminé, on établit le procès-verbal de la décision de transfert du siège social de l’entreprise. Ce PV doit être daté et signé par tous les associés présents ou leur représentant. Ce PV servira de preuve sur les résolutions validées par les associés. On y trouvera aussi les résultats du vote comme appuis.

La mise à jour des statuts de l’entreprise

Il est également impératif de procéder au changement du contenu de certains articles des statuts de l’entreprise en cas de transfert du siège social. Ainsi, pour tous les articles mentionnant l’ancienne adresse, il faudra les mettre à jour et changer avec la nouvelle adresse. Cette tâche revient également aux associés. Il faudra aussi penser à mettre à jour tous les documents dans lesquels est mentionnée l’ancienne adresse de l’entreprise et changer leur contenu.

La publicité légale pour faire connaitre le transfert du siège social de l’entreprise

Cette démarche est obligatoire, car elle permet d’informer les tiers concernant le changement et le transfert de l’adresse du siège social de l’entreprise. Dans cet avis légal, on retrouvera les mentions qui suivent :

• L’objet de l’annonce qui est donc « transfert de siège social »,
• La raison sociale de l’entreprise,
• Nom, prénom et fonction du représentant légal,
• Structure juridique de l’entreprise,
• Son capital social,
• Son numéro Siren,
• L’ancienne adresse du siège social,
• La nouvelle adresse du siège social,
• Désignation « RCS » suivie du nom du département et de la ville où se trouve le greffe d’inscription au RCS de la société,
• Désignation du nouveau département et greffe.

Par ailleurs, si le transfert se fait dans un nouveau département, il faudra faire une publication d’avis légal dans les deux départements. Autrement, on ne fera qu’une seule annonce de transfert du siège social dans le département concerné.

La démarche de déclaration du transfert du siège social sur le guichet unique en ligne

Après avoir effectué toutes les démarches ci-dessus, il ne vous reste plus qu’à faire la déclaration du transfert de siège social de l’entreprise en ligne. Pour ce faire, vous devez impérativement passer par le guichet unique en ligne, sur la plateforme de l’INPI. Dorénavant, toutes les démarches concernant les formalités d’entreprise sont regroupées sur ce site.

La procédure afférente à la démarche de transfert du siège social sur le guichet unique en ligne

Pour ce faire, vous aurez à passer par le processus de modification statutaire disponible sur la plateforme. Pour commencer la démarche, vous devez ouvrir un compte pour votre entreprise sur le site de l’INPI. Ceci étant, allez dans le menu des formalités d’entreprises. Rendez-vous ensuite sous la rubrique « modification ». Dans ce sous-menu, il vous sera demandé de remplir les informations demandées notamment, celles relatives à la société. Vous informerez également la nouvelle adresse de l’entreprise, c’est-à-dire, celle de son siège social. Une fois que cette démarche est réalisée, on vous demandera d’envoyer les justificatifs nécessaires concernant le transfert du siège social. Ce sera seulement après que vous pourrez valider l’envoi de la déclaration de transfert. À noter également qu’il y aura des frais afférents à cette démarche de transfert. Vous aurez à les acquitter en utilisant votre carte bancaire. Ce paiement peut se faire directement en ligne, sur le guichet unique de l’INPI. Si aucune erreur n’est constatée concernant le dossier et les informations que vous avez envoyés, le site se chargera de transmettre la déclaration aux administrations compétentes. Ceci étant, le greffe du tribunal du commerce pourra changer le contenu de l’extrait Kbis en fonction. Il y mentionnera la nouvelle adresse de votre entreprise. En même temps, les informations sur l’entreprise seront également modifiées au niveau du RNE. Il s’agit du registre national des entreprises. Dès lors que toutes ces étapes sont terminées et les informations modifiées, on vous enverra l’extrait Kbis de la société modifiée et mis à jour.

Les documents demandés et à envoyer en ligne

Afin de vous préparer à la démarche en ligne sur le guichet unique de l’INPI, vous devez préparer les documents qui suivent :

• Copie légalisée et certifiée conforme du PV de l’AG des associés validant le transfert du siège social de la société.
• Exemplaire des statuts modifiés.
• Attestation de diffusion des avis légaux de transfert.
• Preuve du droit d’occupation du nouveau local.
• Liste détaillée de toutes les adresses où était domiciliée l’entreprise auparavant.

Création d’une société et définition de l’adresse du siège social

Lors de la création d’une entreprise, il est nécessaire de bien choisir le siège social de cette dernière. Ainsi, on peut choisir les options qui suivent :

• Domicile du dirigeant de la société,
• Société de domiciliation,
• Espace de coworking,
• Local loué ou acheté par l’entreprise.

Une fois que l’adresse est bien définie, on la mentionnera dans les statuts de l’entreprise. Cette adresse est également nécessaire durant la démarche d’immatriculation de la société sur le guichet unique de l’INPI. Elle sera mentionnée dans l’extrait Kbis qu’on vous délivrera une fois la société immatriculée.