Procès-verbal de transfert de siège social : modèle et mentions obligatoires

Un siège social pour une entreprise, c’est le lieu où elle a élu domicile. C’est aussi l’endroit où on va retrouver le centre administratif de la société et sa direction. L’adresse de ce siège social doit être mentionnée dans les statuts de l’entreprise comme les parts sociales détenues par les associés d’une société en liquidation.  De ce fait, s’il y a changement de ce siège social et un transfert dans un autre local, il faut connaitre et respecter les démarches obligatoires pour rendre l’acte effectif. Parmi ces démarches, il est nécessaire de connaitre les différents éléments qu’on doit avoir dans le contenu d’un procès-verbal de transfert de siège social. Ce sera aussi l’objectif de cet article.

Ce que l’on doit trouver comme informations dans le procès-verbal de transfert de siège social

La nouvelle adresse du siège social de l’entreprise

Pour une société qui transfère son siège social dans un autre pays, il est utile de procéder à une cessation d’activité. Dans ce cas, on doit procéder à la fermeture de l’entreprise et connaitre que faire du matériel professionnel. Si le transfert d’adresse du siège social se fait sans sortir du territoire français, sachez que vous devez établir un procès-verbal ou PV. Ce dernier consignera l’adresse du nouveau domicile du siège social de l’entreprise. À noter dans ce cas que le domicile du siège social de la société peut être un local qu’elle a loué. Il est également possible qu’elle soit la propriétaire dudit local. Si le local est loué, on peut :

• Etablir un contrat de bail commercial,
• Choisir de domicilier le siège social de l’entreprise dans une société de domiciliation,
• Opter pour la résidence principale du dirigeant qui va service de domicile pour le siège social de l’entreprise.

On doit aussi voir dans le procès-verbal de transfert de siège social la date du jour qui a permis de décider du changement. Cela permet de définir également la date de modification du contenu des statuts de la société. En effet, en transférant l’adresse du siège social d’une société, tous les articles dans les statuts qui mentionnent l’ancienne adresse du siège social doivent être modifiés. On doit aussi mentionner la nouvelle adresse dans les statuts, qui doit être mise entre guillemets.

Le pouvoir permettant la réalisation des formalités exigées dans le transfert de siège social

Transférer et changer le siège social d’une société exigent également la prise en compte d’un certain nombre de formalités administratives. Sachez que le procès-verbal de transfert de siège social est une preuve que le greffier du tribunal va demander pour pouvoir changer l’adresse mentionnée dans l’extrait Kbis. De ce fait, il est important pour l’entreprise de constituer tous les documents accompagnant le PV de changement de siège social, et de les déposer au greffe du tribunal du commerce.

Quelques modèles exemples pour le procès-verbal de transfert du siège social d’une entreprise

Le cas d’une entreprise unipersonnelle : EURL et SASU

Pour une EURL et une SASU, il n’y a qu’un seul associé dans la constitution de la société. De ce fait, on ne retrouvera pas autant d’informations qu’une société à plusieurs associés dans le procès-verbal de transfert de siège social. Pour vous donner une idée, voici un exemple de PV dans ce cas. Mettre l’objet de la lettre qui doit être bien lisible en haut de la page du procès-verbal, suivi de la date de prise de décision. On peut donc, formuler ce titre comme suit :

« Procès-verbal concernant les décisions de l’associé de la société … à la date du … »

Ensuite, on formulera les décisions prises par l’associé unique de l’entreprise, précédées de la date de prise de décision. On mentionnera aussi l’heure d’établissement du PV ainsi que l’identité de l’associé unique. Exemple : Le… (jj/mm/aa), à … (hh/min), (nom et prénom), associé unique de l’entreprise (nom de la société), qui demeure au (adresse du domicile de l’associé unique) a décidé de :

• Transférer l’adresse sociale de la société,
• Changer le contenu des statuts de l’entreprise,
• Pouvoir afin de réaliser les formalités nécessaires.

Décision 1 : Transfert de l’adresse sociale et changement des statuts de l’entreprise

(Identité de l’associé), associé unique, a pris la décision du transfert de l’adresse sociale de (ancienne adresse) à (nouvelle adresse) à partir de la date du (date d’effet). Les articles (numéros des articles mentionnant l’ancienne adresse dans les statuts de l’entreprise) dans les statuts seront de ce fait, changés comme suit : « Article numéro (…) : Siège social Le siège social est situé à l’adresse (mention du nouveau domicile du siège social) » Il faudra ainsi changer au fur et à mesure tous les articles mentionnant l’adresse sociale de l’entreprise.

Décision 2 : Pouvoir afin de réaliser les formalités nécessaires

L’associé de la société (nom de la société) octroie le plein pouvoir à (Identité de la personne désignée) afin de réaliser les formalités administratives nécessaires et applicables aux décisions prises en amont. On termine avec une formule de conclusion de rigueur.

Le cas d’une entreprise à plusieurs associés

Dans le cas d’une société à plusieurs associés comme une SA, une SARL ou une SAS, d’autres informations seront à intégrer. Le point le plus important à connaitre c’est qu’il ne s’agit pas ici de décisions, mais de résolutions. Ainsi, les résolutions prises par les associés doivent être précédées d’une procédure de vote. Concernant le modèle de procès-verbal à adopter, voici un exemple.

Procès-verbal issu de l’assemblée générale extraordinaire des associés, à la date du (date)

Le (jj/mm/aa), à (hh/mm), les associés de l’entreprise (raison sociale) ont tenu une assemblée générale extraordinaire après convocation par le gérant ou le président. L’assemblée est conduite par (identité du président de l’assemblée). Sont présents durant la réunion (identités de tous les associés présents ou de leurs représentants. N’oubliez pas de mentionner le nombre de parts de chacun des associés dans la société). Soit un total de (nombre des associés et représentants présents), sur les (nombre total des associés). Le président de l’assemblée fait le constat que l’assemblée est bien représentée et décide qu’elle a la capacité de réaliser une délibération et prendre des résolutions à la majorité demandée. Le président fait part de l’ordre du jour (transfert de l’adresse du siège et changement du contenu des statuts). Il met sur le bureau les fichiers ci-après :

• Rapport du dirigeant,
• Texte de décisions à soumettre au vote de l’assemblée des associés,
• Fiche de présence.

Le président déclare que les fichiers demandés ont été mis à la connaissance des associés dans les délais impartis. Les associés ont ainsi pu bénéficier de leur droit d’être informé selon les conditions prévues. Les associés lui confèrent le droit de déclaration. Le président lit le rapport et déclare le début des discussions. Aucun des participants ne demande la parole. Le président commence le vote concernant les résolutions ci-après.

Résolution 1 : Transfert de l’adresse du siège de l’entreprise

L’assemblée générale prend la décision, après avoir pris connaissance du rapport du dirigeant, de transférer l’adresse du siège de (ancienne adresse) à (nouvelle adresse) à partir de (date d’effet). « Article numéro (…) : Siège social Le siège social est situé à l’adresse (mention du nouveau domicile du siège social) » Il faudra ainsi changer au fur et à mesure tous les articles mentionnant l’adresse sociale de l’entreprise. La résolution a été validée à majorité.

Résolution 2 : Pouvoir afin de réaliser les formalités nécessaires

L’assemblée générale octroie tous les pouvoirs à (identité du représentant) afin de réaliser les formalités administratives nécessaires, selon les résolutions décidées en amont. Le président déclare la séance terminée s’il n’y a plus d’ordre du jour en cours ou d’intervention des participants. On termine avec une formule de conclusion de rigueur.

La création d’une entreprise : ce qu’il faut savoir

Au lieu de transférer le siège social de l’entreprise, il est possible que les associés décident de créer une autre société. Pour ce faire, il faut passer par les étapes ci-après :

• Opter pour la bonne forme juridique de la société,
• Rédiger les statuts mentionnant l’adresse du siège social de la société,
• Rassembler et déposer le capital social,
• Faire une publication d’annonce légale de création,
• Immatriculer la société pour avoir un numéro Siret et un extrait Kbis, sur le guichet unique pour les formalités d’entreprise.