Gestion des Factures dans un Restaurant : Bonnes Pratiques et Logiciels Utiles

La facture est un document comptable que tout restaurant doit établir et émettre à chaque fois qu’il réalise une transaction. Le législateur oblige tout établissement de restauration à donner une facture à ses clients. Pour l’établir et la gérer, il est également important de respecter quelques règles. Dans cet article, on vous montre pourquoi il est nécessaire d’établir une facture et comment la dresser.

Que savoir sur la facture d’un restaurant

Pourquoi dresser une facture de restaurant ?

Dresser une facture pour un restaurant présente des avantages divers que ce soit pour le restaurant ou pour sa clientèle. Mais afin de bénéficier réellement de ces avantages, la facture doit être émise en deux exemplaires. Le premier qui est l’original, sera établi pour le client du restaurant. Le second, la souche, servira de pièce comptable pour le restaurant. Il faut noter que les factures d’un restaurant lui servent pour justifier qu’une activité ou une transaction commerciale a été réalisée. Avec une facture, il sera aussi plus facile de faire le suivi des mouvements financiers effectués au sein du restaurant. Cette information est indispensable avant même d’ouvrir un restaurant rapide par exemple. Au niveau du client, la facture peut lui servir de preuve justifiant une dépense professionnelle. Sans la facture, les dépenses qu’un employé a réalisées ne pourront pas faire l’objet d’un remboursement. Dans ce cas, la facture émise par le restaurant va servir comme note de frais que l’employé donnera au service de la comptabilité de son entreprise. Par ailleurs, pour une entreprise cliente, la facture qu’on lui remettra va lui permettre de récupérer la TVA.

Note et facture de restaurant : c’est quoi la différence ?

Bien souvent, on confond la note avec la facture de restaurant. Cependant, ces deux documents ont des différences majeures. Il faut savoir que ce qui différencie la note et la facture de restaurant, c’est la personne que le document cible. En ce sens, la note est destinée à un client particulier, un client non professionnel. La facture du restaurant, elle, est émise à un client professionnel ou une personne morale, c’est-à-dire, une entreprise. Ce qui implique que les informations qu’on va retrouver sur la note de restauration et la facture du restaurant seront également différentes. La note aura un contenu simplifié comparé à la facture qui sera établie pour un client professionnel comme une entreprise. Néanmoins, la note, tout comme la facture, doit être établie en 2 exemplaires, pour le client et le restaurant. Elle doit aussi être rédigée en langue française. Par ailleurs, un client particulier peut exiger sa note, quel que soit le montant de cette dernière. Par contre, s’il ne l’exige pas, l’émission de la note n’est obligatoire que sur les montants de plus de 25€.

Les informations qu’on doit trouver dans la facture

Les mentions de base

Comme la facture d’un restaurant est un impératif que l’on ouvre une friterie ou un restaurant gastronomique, il est important de savoir comment la dresser dans les normes. En effet, des mentions obligatoires doivent être présentes dans la facture, même si le restaurateur peut personnaliser la forme à sa guise. Il faut aussi noter que la facture de restaurant a une durée de validité de 10 ans. Pour établir la facture de restaurant dans ce cas, voici ce que l’on doit trouver :

• En haut du document, on doit retrouver le numéro de la facture.
• On mentionnera également l’adresse du restaurant, sa forme juridique, le numéro RCS et Siret.

Ces mentions sont obligatoires et doivent être disponibles que le restaurant soit une société commerciale ou une microentreprise.

Les mentions spécifiques aux sociétés commerciales

Pour les informations qui suivent, on ne les retrouve que sur les factures de restaurant émises par les sociétés commerciales :

• Le code NAF. Pour une activité de restauration, ce code commence par 56.10. Ensuite, selon le type d’offre du restaurant, ces chiffres seront suivis de l’une des lettres suivantes : A, B ou C.
• Le nom de l’assureur et son adresse.
• Le nom et l’adresse du client (rappelons que le client à qui on donne la facture est une personne morale).
• La date de consommation ou de livraison du service de restauration.
• Le libellé du service fourni.
• Le tarif unitaire du service fourni, hors taxe.
• La taxe applicable sur le service fourni.
• Le montant toutes taxes comprises ou TTC de chaque service fourni.
• Le montant total hors taxe et toutes taxes incluses.
• La date ou le délai de paiement de la facture et les modalités de possible pour le paiement.
• Les indemnités applicables en cas de retard de paiement sur la facture.
• L’adresse de facturation si cette dernière n’est pas la même que le siège social du client du restaurant.

Outre ces points, si le restaurant a choisi le régime de la franchise TVA, on doit aussi voir sur la facture la mention « TVA non applicable en vertu de l’article 293B du CGF. » À noter également que si le client s’acquitte d’arrhes, il faudra délivrer une facture d’acompte.

La TVA applicable

Selon le type de service fourni, le taux de la TVA applicable sera différent. Ce taux doit également être bien visible dans la facture à émettre au niveau du client du restaurant. Si la ventilation de la TVA n’est pas réalisée par le restaurateur, on considèrera que le taux appliqué est de 20 %. Afin d’éviter les erreurs dans ce cas, voici les taux de la TVA applicables en fonction des services fournis :

• 5 % dans le cas d’un plat qui peut être conservé et consommé plus tard.
• 10 % si le plat servi par le restaurant est à consommer sur place et rapidement.
• 20 % pour les boissons alcoolisées.

Les sanctions possibles si la facture n’est pas émise dans les règles

Dans le cas où le restaurateur ne délivre pas une facture à un client professionnel :

• Le restaurant écopera d’une amende de 375k€. En cas de récidive, dans les 2 ans après le premier méfait, le montant de cette amende sera doublé.
• Le restaurant s’acquittera d’une amende de 15€ pour chaque mention obligatoire non disponible sur la facture. Il en sera de même si l’on a constaté que l’information mentionnée est erronée. Toutefois, il faut noter que le montant total de l’amende à payer ne doit pas dépasser le ¼ du montant total de la facture émise.

Afin de réduire au maximum les erreurs, il est possible de passer par l’utilisation d’un logiciel de facturation pour restaurants.

Pourquoi un logiciel de facturation pour son restaurant ?

Un logiciel de facturation pour un restaurant facilite la gestion de plusieurs tâches au sein de l’établissement :

• Gérer les factures du restaurant,
• Assurer la comptabilité en ligne,
• Effectuer la relance des factures impayées
• Établir un devis
• Gérer la clientèle du restaurant
• Synchroniser les données avec celles de la banque du restaurant
• Gérer les stocks et la trésorerie
• Etc.

Il faut noter qu’il existe des logiciels de facturation gratuits sur le marché. Cependant, pour bénéficier des meilleures fonctionnalités, il est préférable d’opter pour un logiciel payant. En ce sens, les logiciels de factures comme Evoliz, Axonaut ou encore Sellsy sont des références.

Créer une société pour votre restaurant avant de pouvoir émettre une facture

Avant de pouvoir émettre une facture, vous devez créer la société pour votre restaurant. Pour ce faire, vous devez commencer par choisir le statut juridique de votre entreprise. Idéalement, optez pour une société à responsabilité limitée (EURL si vous voulez être un associé unique). Elle vous permet de gérer votre société avec plus de sécurité qu’une microentreprise. Pensez ensuite à rédiger les statuts de votre SARL ou EURL et déposer le capital social réuni sur le compte en banque du restaurant. On peut aussi le faire auprès d’un notaire. Ceci étant, le législateur exige que vous fassiez une publication pour faire savoir que la société pour votre restaurant existe. Cette publication est à faire sur un journal d’annonce légale. Ce sera seulement après que vous allez immatriculer votre société sur le site des formalités des entreprises, en ligne.