Lettre de Changement de Gérant aux Clients : modèle et bonnes pratiques

Lorsqu’une SARL ou une EURL procède au changement de son gérant, il doit le faire connaitre. Ainsi, en plus d’une annonce légale de changement de dirigeant, une lettre doit aussi être envoyée au niveau des clients. Cependant, cette lettre doit suivre des règles spécifiques concernant son contenu. Nous vous aidons à travers cet article, dans sa rédaction et les bonnes pratiques qu’il faut connaitre pour que la lettre soit impactante. Pourquoi rédiger une lettre de changement de gérant pour sa clientèle ?

Une lettre de changement de gérant pour sa clientèle, c’est quoi ?

La lettre de changement de gérant pour sa clientèle concerne surtout les sociétés à responsabilité limitée. Cela peut être une EURL ou une SARL. Cette lettre est diffusée après avoir décidé du changement du dirigeant ou du gérant de l’entreprise. Dans ce cas, comme avec un PV de dissolution d’une SASU, la décision est prise par les associés de la société, suivi d’une consignation dans un procès-verbal. Cette prise de décision se fait lors d’une assemblée générale. Durant cette réunion, les associés votent pour la désignation du nouveau gérant. Ce qui va également conduire à la modification des statuts de la société. Une fois que ce PV est rédigé, signé et daté par les associés lors de l’assemblée générale extraordinaire, le représentant légal de la société travaille pour faire connaitre le changement aux tiers. Il s’agira ici de faire la publicité légale du changement apporté à la direction de l’entreprise, pour la clientèle, les partenaires et pour autorités compétentes. Cela se fait via la formalité de publication d’avis légal. Par ailleurs, afin de rédiger cette publicité dans les règles de l’art, il faut connaitre et prendre en considération quelques directives. Par exemple, cet avis ne peut être publié que dans un support habilité d’annonce légale. Le contenu doit également présenter des mentions obligatoires, autrement, l’acte de changement de gérant sera nul. En outre, sur la base d’une lettre de changement de gérant adressée à la clientèle, on pourra rédiger avec conformité l’avis légal.

Les mentions à retrouver dans une lettre de changement de gérant à la clientèle

La diffusion d’une lettre à travers un avis légal de changement de gérant à la clientèle est une démarche obligatoire. Cette étape doit ainsi se faire au plus tard, 30 jours après la signature du PV actant la décision du changement de gérant. Par ailleurs, le contenu de l’annonce de changement de gérant doit impérativement contenir les informations ci-après. Et cela, conformément aux dispositions stipulées dans l’article R210-9 émanant du Code du commerce.

• Raison sociale de l’entreprise,
• Son sigle,
• Domicile du siège social de la société,
• Ville d’immatriculation de la société précédée de la mention RCS,
• Numéro siren,
• Valeur du fonds social,
• Identité de l’ancien gérant,
• Identité et adresse du domicile du gérant nouvellement nommé,
• Date de prise de poste du nouveau gérant.

Dans cet avis, on doit également penser à mentionner la partie des statuts qui ont été modifiés à la suite du changement de gérant. Dans tous les cas, la rédaction de la lettre peut se faire sur un support physique ou en ligne. Des plateformes proposent des modèles qui peuvent vous faire gagner du temps dans la conception de la lettre pour votre clientèle.

Conséquences d’un changement de gérant au sein d’une société et de la diffusion de la lettre

En changeant de gérant, une société met fin au contrat qui lie le gérant à la société. Cela peut faire suite aux raisons qui suivent :

• Licenciement,
• Démission,
• Révocation,
• Départ à la retraite,
• Décès.

Par ailleurs, une fois que la décision est actée, le gérant arrête définitivement ses fonctions au sein de la société. Il devra également être remplacé rapidement durant une assemblée générale extraordinaire. Mais aussi, en diffusant la lettre annonçant le changement de gérant, la société informe sa clientèle et partenaires que l’ancien gérant n’a plus les capacités nécessaires pour représenter l’entreprise. En même temps, elle informera la clientèle sur l’identité de la nouvelle personne au poste de gérant. Il faut aussi noter que si l’adresse du siège social de l’entreprise se trouvait chez l’ancien gérant, on devra procéder au changement d’adresse. Auquel cas, le transfert vers la nouvelle adresse du siège social devra faire l’objet d’un avis légal. En effet, il modifie le contenu des statuts. Le représentant légal de la société devra aussi penser à envoyer les documents modificatifs nécessaires. Cette démarche se fait directement sur le guichet unique des formalités des entreprises. Ces documents concernent :

• Une copie de la demande d’inscription modificative au registre du commerce et des sociétés,
• Deux exemplaires du document actant le changement de gérant de la société,
• Le justificatif attestant la publication de l’avis légal de changement de gérant dans un journal d’annonce légale.

On demandera également des documents concernant le nouveau gérant de la société. Ces derniers sont à transmettre via la plateforme.

• Preuve de non-condamnation accompagnée d’un certificat de déclaration sur l’honneur,
• Photocopie de la carte nationale d’identité du nouveau gérant,
• Photocopie de l’attestation de filiation du nouveau gérant.

Modèle de lettre de changement de gérant à sa clientèle

L’entête de la lettre

Dans ce type de lettre, on retrouvera en entête les informations suivantes concernant le client destinataire :

• Raison sociale de la société destinataire, si ce dernier est une personne morale,
• Civilité et nom de la personne destinataire,
• Adresse du client,
• Ville,
• Contact (adresse email et numéro de téléphone)

Le contenu de la lettre

Les éléments qui suivent concernent la société émettrice de la lettre :

• Raison sociale de la société émettrice,
• Domicile de son siège social,
• Ville

On informera ensuite le nom de la ville où la lettre a été rédigée, suivie de la date de sa rédaction ou de sa diffusion. Concernant l’objet de la lettre, on mentionnera « changement de gérant » (Civilité), (Civilité, nom et prénom de l’ancien gérant) occupait le poste de (l’intitulé du poste) depuis (date de prise de fonction) au sein de notre société. Nous vous faisons part de cette lettre afin de vous informer de son remplacement par (Civilité, nom et prénom du nouveau gérant). Il a pris son poste à la date du (date de prise de poste). Nous souhaitons que (Civilité, nom et prénom du nouveau gérant) sera apprécié par ses compétences et ses qualités, tout autant que son prédécesseur. Nous sommes également certains qu’il pourra répondre efficacement à vos attentes. (Formule de politesse pour inviter le client à considérer le changement opéré suivie des salutations de rigueur). La lettre se termine par le nom de la société, la signature et l’identité de la personne émettrice.

Par quelles démarches passées pour créer une SARL ?

Si vous souhaitez créer votre propre SARL et nommer un gérant pour la diriger, vous devez :

• Définir les principes de fonctionnement de la société à travers des statuts. Pour une SARL, il faudra respecter scrupuleusement les indications formulées par le législateur étant donné qu’il s’agit d’une forme juridique très encadrée par la loi.
• Réunir et déposer le capital social de la SARL sur un compte bancaire professionnel,
• Publier un avis légal mettant en connaissance les tiers de la création de la société.
• Immatriculer la SARL en passant par le guichet unique de l’INPI ou par Contract-Factory.